تقسیم بندی گزارش

جمله یا گروهی از جملات كه فكر واحدی را بیان می­كنند، در یک «بند» یا پاراگراف قرار می­گیرند. اما خوب است توجه داشته باشیم که پاراگراف­های طولانی قطعاً خواننده را فرسوده و خسته می­کنند و نمی­توانند مورد پسند واقع گردند. بنابر این، هر نوشته یا متنی که جمله­های فراوانی دارد بهتر است مطالب آن را به بندهایی جدا (بخش‌هایی) تقسیم کنیم تا خوانندگان احساس خوشایندی داشته باشند.
هر یك از این بندها (بخش­های موجود در متن، پاراگراف­ها)، جمله یا گروهی از جمله‌ها می­باشند که پیوند و همبستگی لفظی و معنایی بیشتری با یکدیگر دارند و در کنار هم می­توانند مطلب یا مفهوم كامل و مستقلی را برسانند. در هر بند، بهتر است یك «ایده» را جای دهیم و بند بعدی را با جمله­ای آغاز کنیم که پیوند کمتری با جملات موجود در بند قبلی دارد و «ایده­ی تازه­ای» را بازگو می­کند. شایسته است «بندهای یك نوشته­ی كامل» را در زیر عنوان اصلی آن بنویسیم (كه وسط صفحه و معمولاً در بالای آن با خطی درشت‌تر از متن نوشته شده است). برخی از نوشته­ها دارای عناوین فرعی هستند كه معمولاً در كنار یا وسط صفحه قرار می­گیرند.